Upprepad sjukfrånvaro kan inte ignoreras. Redan vid tre tillfällen kan det varna om problem som leder till längre sjukskrivning. Här går vi igenom hur du kan ta hand om medarbetare som sjukskriver sig ofta.
Efter bara tre sjuktillfällen inom ett år ökar risken för längre sjukskrivning. Det visar forskningsöversikten Arbete och sjukfrånvaro från statens Uppdrag psykisk hälsa (reviderad 2021).
Både lång- och korttidsfrånvaro är kostsamt för alla inblandade. Det kan handla om sjuklönekostnader, vikarier, produktionsbortfall, stressade kollegor och personligt lidande för den drabbade individen. Det kan upplevas som svårt att hantera frånvaron på ett sätt som balanserar individens och arbetsgivarens behov, men med rätt strategier blir det enklare.
Strategi 1: Tydliga regler och policys
Skapa en policy för hur ni hanterar frånvaro – både upprepad sjukfrånvaro och enstaka tillfällen. Se till att den är uppdaterad och tydligt beskriver hur regler och rutiner ska följas i det vardagliga arbetet. Policyn bör innehålla hur sjukanmälan ska gå till, vad som händer när den upphör, och alla aktiviteter där emellan. Här är några punkter att tänka på:
Sjuk- och friskanmälan
- Hur, och till vem, sjuk- och friskanmälan ska göras.
- Vad som händer om medarbetaren glömmer sjukanmälan.
- Rutiner för karensdag. Exempelvis om det alltid är en hel dag, eller om det kan vara en del av en dag för den som går hem under pågående arbetsdag.
Roller och ansvar
- Chefer – informera chefer om att de är är rehabansvariga och vad det innebär.
- Medarbetare – informera medarbetare om att de har ett ansvar att hålla kontakt med arbetsplatsen under sjukfrånvaro.
- Rutiner för kontakt mellan chef och medarbetare under sjukfrånvaro, särskilt vecka 1–2.
- Rutiner när man inte får tag i en sjuk medarbetare, eller när en medarbetare varken dyker upp eller har sjukanmält sig.
- Vem som beviljar medarbetarens sjuklön de två första veckorna. Vanligast är närmsta chef, dvs. rehabansvarig.
Regler och intyg
- Var medarbetare kan få läkarintyg, och till vem de ska lämna intygen.
- Hur ni förvarar läkarintyg på arbetsplatsen.
- Vad ni gör om läkarintyg inte lämnas in.
- Rutiner för förstadagsintyg, när de sätts in och vad som händer om processen inte följs.
- Vem som har ansvar att göra sjukanmälan till Försäkringskassan efter 14 dagars sjukfrånvaro.
Strategi 2: Smarta processer och tidiga insatser
Tidiga tecken på ohälsa kan varna om större problem. Det är därför viktigt att hålla koll på avvikelser och trender i sjukfrånvaro för att kunna agera tidigt – innan små problem leder till längre sjukskrivningar.
Avvikelser kan vara att en medarbetares beteende har förändrats, att hen verkar må sämre, drar sig undan, är lättirriterad, sjukskriver sig ofta eller kommer till jobbet trots sjukdomssymtom. Relevanta trender är exempelvis hur sjukfrånvaron ändras över året, om vissa arbetslag sticker ut, och om en specifik typ av sjukfrånvaro sjunker eller stiger. Trenderna visar var ni lyckas med hälsoarbetet, och var ni kan behöva insatser för att förhindra sjukskrivningar.
Vidare är det viktigt att arbetsgivaren bestämmer vid vilken gräns ni agerar, så att det är lika för alla på arbetsplatsen och ingen medarbetare riskerar att falla mellan stolarna. En tydlig gräns ökar tryggheten hos cheferna så att de vet när och hur de ska agera. Går ni efter antal tillfällen, alltså upprepad sjukfrånvaro, eller antalet tillfällen med sjukfrånvaro upp till 14 dagar, alltså upprepad korttidsfrånvaro?
Hos Qurant Företagshälsa klassar vi hög sjukfrånvaro som tre gånger på ett halvår, eller sex gånger på ett år. När en medarbetare når den gränsen skickas en varning med rekommendation om åtgärder till deras ansvariga chef.
För att säkerställa stöd i ett tidigt skede har våra kunder en dedikerad företagssköterska som ringer medarbetaren redan första sjukdagen för rådgivning. Sköterskan följer därefter upp dag 4, 12 och 21 under sjukskrivningen för att kartlägga orsaker och boka vård vid behov. Kunder har även tillgång till Hälsoportalen, ett digitalt system för frånvarohantering och hälsoärenden. Där ser de både statistik för arbetslag eller företaget som helhet, och historik för enskilda medarbetare. Portalen visar också vilka frånvaroorsaker som är vanligast, trender över året, och om någon ofta är sjuk på en viss dag.
Strategi 3: Nära kontakt och omtanke
Studier visar att bibehållen kontakt har stor inverkan på sjukfrånvaron, så lär känna dina medarbetare och håll kontakten när de är sjukskrivna. När kontakten försvinner blir sjukfrånvaron ofta onödigt lång. En bra relation till dina medarbetare ökar dessutom chansen att de vänder sig till dig med eventuella problem, så att du kan erbjuda stöd i ett tidigare skede.
Vid upprepad sjukfrånvaro är det viktigt att hålla ett hälsosamtal för att förstå bakgrunden och orsakerna till frånvaron. Kom ihåg att syftet är att visa omtanke och skapa förståelse, inte att ifrågasätta. Ta reda på hur medarbetarens situation ser ut och utred om hen behöver organisatoriska förändringar eller anpassningar. Dokumentera samtalet så att ni kommer ihåg vad ni kommit överens om, och planera in en uppföljning efter tre till sex månader.
Ytterligare ett sätt att arbeta hälsofrämjande är att lyfta frågorna i ett större sammanhang. Planera in möten och arbetsplatsträffar där ni pratar om hur ni kan må bättre tillsammans och minska sjukfrånvaron – dina medarbetare kan ha perspektiv och idéer som du eller ledningen kanske inte tänkt på.
På Qurant erbjuder vi chefsstöd där både nya och erfarna chefer kan kontakta en företagssköterska för att få stöd, råd och ett kunnigt bollplank i konflikter, utredningar och hälsofrågor.
Boka ett möte så berättar vi hur vi kan sänka sjukfrånvaron på just ditt företag.
