Systematiskt arbetsmiljöarbete kan upplevas som snårigt och tidskrävande, men det är viktigt för att säkerställa en trygg och välmående arbetsplats. En tydlig process gör det enklare att göra rätt. Här är sex steg för att organisera arbetsmiljöarbetet på din arbetsplats:
Steg 1: Undersök arbetsmiljön
Det första steget handlar om att studera arbetsmiljön för att se om det finns riskfaktorer för ohälsa eller olycksfall. Vanligtvis sker det naturligt i vardagen, där chefer och medarbetare ofta är först med att notera risker i sin egen arbetsmiljö. På en trygg och engagerad arbetsplats råder det sannolikt ingen tvekan om att larma när man upptäcker problem, men om era anställda tenderar att hålla sina åsikter för sig själva kan ni behöva fundera på hur klimatet på arbetsplatsen kan påverka arbetsmiljön. Läs mer om psykologisk trygghet i vår intervju med Louise Bringselius.
Beroende på typ av arbetsplats kan det också vara lämpligt med regelbundna skyddsronder, mätningar, intervjuer eller enkäter. Om en medarbetare råkar ut för allvarlig skada eller sjukdom genom sitt arbete, eller om en annan allvarlig händelse inträffar, ska ni också undersöka orsaken. Även vid organisatoriska förändringar som inte är en del av den dagliga verksamheten ska man göra en skriftlig riskbedömning – exempelvis vid nya lokaler eller maskiner, personalförändringar eller ändrade arbetsmetoder.
Steg 2: Riskbedöm resultatet
När underlaget är färdigt ska arbetsgivaren analysera det för att bedöma hur allvarliga riskerna är. Ett korrekt systematiskt arbetsmiljöarbete kräver att riskbedömningen ska vara skriftlig på alla utom väldigt små arbetsplatser. Beskriv där hur sannolikt det är att ohälsa eller olycka kan inträffa, och vad konsekvenserna skulle bli om något händer. För att göra en enkel och tydlig prioritering av risker kan man därefter klassificera varje riskfaktor som låg, medel eller hög. Den här mallen kommer från prevent.se:
Steg 3: Åtgärda risker
Ta reda på hur ni kan förebygga riskerna så att de inte leder till olyckor i framtiden. Prioritera de allvarligaste riskerna först, följt av de mindre allvarliga riskerna. Mindre allvarliga risker som kanske inte åtgärdas direkt ska läggas in i en skriftlig handlingsplan där ni tydligt beskriver vem som är ansvarig för åtgärden och när den kommer att genomföras.
Steg 4: Följ upp åtgärder
Genomförde ni åtgärderna i tid och enligt plan, och hade de förväntat resultat? Utvärdera era åtgärder för att se om de hade avsedd effekt eller om situationen kräver ytterligare åtgärder. Det är också viktigt att tänka på, och dokumentera, eventuella förbättringsmöjligheter. Ta även med i bedömningen hur det systematiska arbetsmiljöarbetet och era rutiner fungerar som helhet.
Steg 5: Fördela arbetsmiljöuppgifter
Beroende på organisationens storlek och utformning kan ni behöva fördela det systematiska arbetsmiljöarbetet på olika personer eller funktioner. I företag med få anställda brukar ansvaret däremot enbart falla på den högsta ledningen. Uppgiftsfördelningen beror också på verksamhetens rättsliga grund, det vill säga om ni lyder under exempelvis aktiebolagslagen, kommunallagen, skollagen eller stiftelselagen. Kolla upp vad som gäller för din typ av organisation om du är osäker.
Kom ihåg att dokumentera fördelningen av arbetsuppgifter i skrift, med underskrifter från både uppdragsgivare och ansvarig. Personen eller funktionen som får ansvaret bör ha resurser och kunskap för att genomföra sina uppgifter, samt en process att följa när de behöver ytterligare stöd. Den som fördelar arbetsmiljöuppgifter ska även följa upp arbetet för att kontrollera om det fortlöper som planerat, eller om ni behöver tillsätta ytterligare resurser.
Steg 6: Utvärdera årligen
Genomför årliga utvärderingar för att säkerställa att ni fortfarande lever upp till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, och att arbetet fungerat väl under det gångna året. Den årliga uppföljningen ska genomföras av den högsta ledningen, tillsammans med skyddsombud och eventuellt andra representanter från personalstyrkan. Uppföljningen ska dokumenteras, och om ni upptäcker brister ska dessa självklart åtgärdas. Vidare kan uppföljningen bland annat utvärdera er interna samverkan, arbetsmiljöpolicys, rutiner för arbetsmiljöarbete, fördelning av uppgifter och kunskap, arbetsförhållanden, riskbedömningar och handlingsplaner, rapportering och utredning av olyckor, och att all relevant dokumentation är tillgänglig och uppdaterad.
Behöver ditt företag hjälp med det systematiska arbetsmiljöarbetet? Prata med oss på Qurant.
