Sjuk- och friskanmälan är en av grundpelarna i personalplanering. Det är också ett område som sett stor utveckling på senare år. Förr behövde den som var sjuk ringa eller mejla sin chef, som förhoppningsvis hade möjlighet att ta emot meddelandet och upplysa berörda kollegor. Chefen förde sedan in frånvaron manuellt i ett personalsystem av mer eller mindre modern typ. En liknande administrativ process skedde vid friskanmälan.
Idag är sjuk- och friskanmälan ofta digital, vilket har skapat tydliga och effektiva frånvaroprocesser som är mindre beroende av att kommunikationen funkar. Det finns dock fler fördelar med att förbättra sin frånvarohantering än det rent administrativa. Med rätt strategier kan du också hjälpa medarbetare återgå till arbetet snabbare, förebygga upprepad frånvaro och förhindra nya sjukfall.
Innehåll
Så fungerar digital sjuk- och friskanmälan
Digitala system för sjuk- och friskanmälan låter medarbetare sjukanmäla sig via telefon, app, eller webb. Medarbetaren behöver inte jaga sin närmsta chef, utan anmälan går direkt in i ett digitalt system. Samma system används vanligtvis i hela företaget, och ansvariga chefer kan snabbt få en överblick över frånvaron i sitt team.
Dagens moderna system säkerställer dessutom datasäkerhet. Uppgifter om medarbetares hälsotillstånd kan vara känsliga, men systemen är byggda för att följa gällande datalagstiftning. Kryptering, lösenord, och behörighetsnivåer förenklar företagets datahantering och ser till att rätt person har tillgång till rätt data.
Kunder hos Qurant har tillgång till Hälsoportalen, en digital plattform för både sjuk- och friskanmälan och andra hälsoärenden. Ett vanligt upplägg där är att medarbetare kan se sin egen frånvaro och historik, chefer med personalansvar kan se hela sitt team, och HR har överblick över hela företaget.
Fördelar för chefer och personalplanering
Fördelarna med digital sjuk- och friskanmälan är många. Företaget är inte längre beroende av att chefen är på plats och registrerar frånvaron. Medarbetaren kan i stället sjukanmäla sig när och var som helst, och systemet uppdateras automatiskt. Företag som använder Qurants Hälsoportal kan dessutom se till att ingen missar en sjuk- eller friskanmälan, med automatiska notifikationer som skickas till berörda chefer och medarbetare.
Ytterligare en fördel med moderna system för frånvarohantering är att de skapar en tydlig och lättillgänglig historik över hälsoärenden – ett digitalt register som ser likadant ut för hela företaget. Vid långvarig sjukdom, rehabilitering eller konflikter kan arbetsgivaren enkelt gå tillbaka och kontrollera sjuktillfällen och uppföljning.
Ett centralt system för sjuk- och friskanmälan säkerställer också att frånvaro hanteras korrekt och konsekvent i hela företaget. I motsats till detta kan frånvarohantering på arbetslagsnivå skapa risk för olikheter och förvirring när man behöver samarbeta mellan arbetsgrupper, eller utvärdera frånvaron i ett större perspektiv.
Viktig statistik från sjuk- och friskanmälan
En annan fördel med att introducera digital frånvarohantering är att varje sjuk- och friskanmälan genererar värdefull data om sjukdagar och orsaker. HR och företagsledningen kan sedan analysera den samlade datan för att svara på frågor som:
- Vad är de vanligaste orsakerna till frånvaro?
- Sticker något arbetslag ut med mer eller mindre frånvaro?
- Syns några trender kring när och varför medarbetare blir sjuka?
- Vad är resultatet av hälsofrämjande initiativ? Har de lett till färre sjukdagar?
Med bättre insikt till varför medarbetare blir sjuka eller skadade behöver företag inte göra antaganden om vad som krävs för att sänka sjukfrånvaron. I stället kan data visa vägen till förändringar som med stor sannolikhet kommer att ha positiva resultat.
Några exempel: Företag med flera instanser av fysiska problem kan se över säkerhet och ergonomi. Företag med hög frånvaro på grund av stress kan utvärdera arbetsbördan, ledarskapet, och jobb/livsbalansen. Företag som drabbas hårt av förkylning, influensa eller covid kan fundera på hur nära arbetsstationer är, och om de kan förenkla hemarbete för medarbetare med symptom.
Rätt uppföljning kan sänka antalet sjukdagar
En nyckel till effektiv sjuk- och friskhantering är att minska antalet sjukdagar. Desto friskare medarbetare ett företag har, desto mindre tid behöver de spendera på frånvarohantering och personalplanering. Det har dessutom positiva effekter i form av mindre sjuklönekostnader, högre produktivitet, och välmående arbetslag.
Ju snabbare en sjuk eller skadad medarbetare får hjälp, desto snabbare kan de tillfriskna och återgå till arbetet. Därför är det viktigt att följa upp sjukfrånvaro i ett tidigt skede. Här kan företagshälsan vara en värdefull tillgång: I stället för att medarbetare ska vänta på en tid på vårdcentralen, för att sedan vänta på remiss till specialist, kan företagshälsan erbjuda hjälp direkt.
Hos Qurant får företag en dedikerad företagssköterska som ringer medarbetaren redan första sjukdagen. Vid enklare sjukdomstillstånd erbjuder de rekommendationer för ett snabbare tillfrisknande, och vid behov av läkar- eller specialistvård kan de boka den genom ett rikstäckande nätverk av privata vårdgivare. Vissa medarbetare känner sig också tryggare i att öppna upp i ett samtal med en företagssköterska än med sin chef – exempelvis om de är drabbade av en stigmatiserad sjukdom eller en svår livssituation.
Om en medarbetare har upprepad frånvaro kan företagssköterskan rekommendera – och guida – ansvarig chef till att hålla ett hälsosamtal för att utröna grunden till problemet. De kan även hålla fördjupade hälsosamtal direkt med medarbetaren om det finns ytterligare behov av stöd.
Exempel: HMB Construction sänkte sina sjuklönekostnader med 48%
HMB Construction är ett svenskt byggföretag med mer än 300 anställda. Deras mål är att medarbetare ska må lika bra när de kommer till jobbet som när de går hem, och att de ska hålla både fram till och efter pensionen.
HMB har varit Qurant-kund sedan 2019 och tillsammans har vi sänkt deras sjuklönekostnader med 48 procent. Peter Vongheer, Personalchef, berättar att samarbetet med Qurant både har lett till färre sjukdagar och mindre produktionsbortfall. Han uppskattar också att de fått en bättre överblick över hälsorelaterade processer i företaget. När chefer håller hälsosamtal med medarbetare hanterar de nu både planering och uppföljning via Hälsoportalen.
”Vi har bra stöttning och hjälp vid arbetsrelaterade skador, där Qurant snabbt hjälper våra anställda till rätt instans. Detta bidrar på sikt till snabbare rehabilitering och lägre sjukfrånvaro.
Tack vare hälsosamtalen har vi också kunnat fånga upp signaler på ohälsa tidigare och sänkt korttidsfrånvaron. Hälsoundersökningar sker på respektive arbetsort vilket också minimerar produktionsbortfallen i våra projekt.”
– Peter Vongheer, Personalchef, HMB Construction AB
Summering
Sjuka, skadade och frånvarande medarbetare kan utgöra stressmoment på många sätt – men sjuk- och friskhanteringen behöver inte vara ett av dem.
Dagens digitala system effektiviserar processen genom att erbjuda snabb sjuk- och friskanmälan för medarbetare, och en tydlig överblick för chefer. Ett centralt system för frånvarohantering gör det dessutom enklare att se historik, följa upp, och analysera sjukfrånvaron på individ- grupp- och företagsnivå.
Hur man följer upp sjukfrånvaro är minst lika viktigt som hur man hanterar planeringen. När medarbetare får rätt hjälp direkt kan företag förhindra långa sjukskrivningar – ett positivt resultat för alla inblandade. Om företag inte har en intern funktion för hälsa kan företagshälsan vara en ovärderlig samarbetspartner i arbetet för att skapa friskare team.
Qurant Företagshälsa hjälper företag sänka sjukfrånvaron med digital sjuk- och friskhantering och ett team av erfarna företagssköterskor. Boka ett möte så berättar vi hur vi kan hjälpa just ditt företag.
