Det finns flera fördelar med att digitalisera processer inom företag, men om man använder för många HR-system skapar det även många risker. Här reder vi ut potentiella problem.
HR-avdelningar kan idag välja bland en uppsjö av system som både förenklar och effektiviserar personalhantering. En del är byggda för ett specifikt syfte, såsom lönehantering, medan andra erbjuder mer heltäckande lösningar.
Det kan verka enkelt att ha ett system för varje funktion, men många HR-ansvariga och chefer vet att det också kan skapa fler problem än det löser. Potentiella problem varierar från förlorad tid och frustration, till förlorad data – med risk för både ekonomiska och ryktesmässiga påföljder. Tre vanliga riskfaktorer är försvårad kommunikation, brister i datasäkerhet och tidskrävande processer.
1. Försvårad kommunikation
En vanlig utmaning med digitala HR-system är att de inte kan kommunicera effektivt med varandra. Långt ifrån alla plattformar är designade med integration i åtanke, vilket innebär att data måste importeras och exporteras manuellt mellan de olika systemen. En sådan process kan ta tid och ökar risken för misstag. Ansvariga chefer måste se till att data såsom information om medarbetares lön, timmar, ledighet och sjukfrånvaro är korrekt exporterad och formaterad innan de för in den i nästa system. De bör även kontrollera att informationen blivit importerad korrekt i andra änden.
Om en medarbetares uppgifter inte uppdateras korrekt i alla system kan det leda till att viktig information går förlorad eller blir felaktig. Detta kan i sin tur påverka allt från löneutbetalningar till prestationsbedömningar, och skapa frustration både för HR-avdelningen och medarbetarna själva.
2. Brister i datasäkerhet
När ett företag använder många HR-system så måste medarbetare och chefer hålla reda på fler användarnamn och lösenord. Det ökar risken för att någon glömmer sina inloggningsuppgifter eller hanterar dem på ett osäkert sätt, vilket i sin tur kan leda till en frustrerad IT-avdelning, eller att personliga uppgifter hamnar i fel händer. Ju fler system ni använder för att hantera personliga uppgifter, desto större blir dessutom ansvaret att kontrollera att all information hanteras korrekt enligt GDPR.
Även dataöverföring mellan system är en potentiell säkerhetsrisk. Särskilt om företaget måste importera och exportera information manuellt. Känslig information kan bli exponerad för hackers eller andra utomstående om ansvariga inte följer alla gällande säkerhetsprotokoll. Detta kan få allvarliga konsekvenser; vid en dataläcka kan företaget beläggas med både juridiska och ekonomiska påföljder.
3. Tidskrävande processer
En välbekant nackdel med att använda flera HR-system är tidsåtgången. När personalhanteringen är utspridd över flera plattformar blir det svårt och tidskrävande att hitta den information man söker. Chefer och HR-ansvariga kan behöva logga in i flera olika system för att få en komplett bild av en medarbetares status och historik.
Dessutom kräver varje nytt system utbildning och introduktion. När medarbetare och chefer måste lära sig hur man använder varje enskilt system tar det tid från andra arbetsuppgifter och kan leda till frustration bland personalen. Regelbundna uppdateringar av systemens funktioner innebär också att ni måste justera befintliga utbildningar och instruktioner, vilket ytterligare ökar tidsåtgången.
Sammanfattning
Digitala HR-system kan hjälpa företag att effektivisera många viktiga uppgifter. Om ett företag använder för många system så kan det dock ge den motsatta effekten; långsamma, osäkra processer som försvårar arbetet för både chefer och medarbetare. Riskerna varierar från felaktiga uppgifter, till problem med lönehantering och dataläckor.
Betyder det att du måste hitta ett system som gör allt? Nej, vitt skilda funktioner behöver generellt olika system; det system som är bäst på lönehantering är nog inte bäst på hälsa. Däremot så är det klokt att se sig om efter HR-system som erbjuder flera relaterade funktioner på en plattform: Med färre system att underhålla kan ett företag minimera riskerna.
När det gäller hälsa så kan man exempelvis ha ett system för sjuk- och friskhantering, ett annat för rehabilitering och ett tredje för pulsmätningar. Eller så kan man ha Qurant.
Vi erbjuder ett komplett system för medarbetares hälsa. Våra kunder hanterar allt från sjukfrånvaro och rehabilitering till friskvårdsbidrag och pulsmätningar på en modern, digital plattform. I de fall man behöver föra över data, exempelvis till lönesystem, erbjuder vi APIer och webhooks för säker, automatisk dataöverföring.
Boka ett möte så berättar vi mer.
