Webbhallen genomförde en rad ändringar kring ohälsa och frånvaro under 2024, med fantastiska resultat: I tidiga mätningar har företaget både halverat sjukfrånvaron och fått nöjdare medarbetare.
Här berättar interim HR-konsulten Hanna Strand om deras arbete.
Hanna Strand, HR-konsult på LaLa Rebel AB, leder HR-arbetet på Webbhallen sedan januari 2024. De har cirka 220 anställda, varav de flesta på butiker i Stockholm. I juni 2024 anslöt sig Webbhallen till Qurant.
Hanna beskriver att mycket av HR-arbetet idag kretsar kring sjukfrånvaro och rehabilitering. Hennes examensarbete handlade om just ”Hälsofrämjande ledarskap och organisationer”.
– Jag förstår verkligen värdet av att arbeta hälsofrämjande, säger hon.
En stor del av Hannas uppdrag som interim HR-konsult är att kostnadseffektivisera och stabilisera processer inifrån. Delar av det innebär att sänka sjuktalen.
Hon menar att det perspektivet ibland saknas eller förbises för att det är svårt:
– I ett företag är det lätt att säga att sälj och marknad ska öka intäkterna, men vad gör vi på HR för att bidra till affären? Självklart går det att förena ekonomiska intressen med bibehållna starka relationer.
Den traditionella företagshälsovården saknade översikt
Tidigare har Hanna Strand arbetat med flera av de traditionella företagshälsorna.
Hon menar att även om vissa av deras vårdtjänster var bra, så fick hon inte ut allt hon ville ha av en hälsopartner.
För att kunna effektivisera hälsoarbetet och arbeta med sjuktalen på ett riktat sätt behövde hon veta varför medarbetare var sjuka, i vilken omfattning, samt vilka chefer som arbetade mycket respektive lite med hälsa – något som saknades hos traditionella aktörer.
– Men Qurants Hälsoportal är en guldgruva för mig. Vi får kvalitativ information och nu kan jag rikta rätt rehabinsatser, leverera siffror till koncernledningen, men också göra allt synligt på ett helt nytt sätt, säger Hanna.
Hon upplevde också att den traditionella företagshälsovården tjänade mycket på sjukskrivningar och uppskattade Qurants affärsmodell där nästan alla tjänster ingår i en låg, fast månadskostnad – utan extra avgifter för exempelvis sjukskrivningar eller samtal.
– Tidigare fick jag ingen översikt och ingen kundportal, bara en faktura. Med Qurant har jag både information och verktyg. Jag har inte behövt skapa något eget.
Tydliga processer för både HR och chefer
Hanna Strand använder Hälsoportalen för att driva företagets hälsoarbete, och uppmuntrar företagets chefer att göra detsamma för att få en överblick över sina arbetslag och pågående rehabärenden.
– Jag har en dashboard där jag ser allt jag behöver göra, vilket säkrar processen. Jag gillar också notiserna om hälsosamtal, förstadagsintyg och så vidare.
Hon säger att det finns stor potential för företag att få hjälp med ”Sjuk & Rehab-arbetet”, och att många företagshälsor inte möjliggör uppföljning så att HR-ansvariga kan projektleda sitt eget företag via deras system. Översikten Webbhallen får med Qurant gör det enklare att arbeta proaktivt och professionellt med sjukfrånvaro.
– Nu har jag en otrolig översiktsbild över var vi behöver åtgärder och var man behöver kliva in och hjälpa till. Jag kan agera på ett naturligt sätt och med omtanke. Det minskar risken för missförstånd och säkerställer kvalitet, process, kostnadsbesparingar och relationer.
Även cheferna på Webbhallen kan se frånvaron, orsaker och mönster inom sina egna arbetslag. Nu genomför de hälsosamtal vid långa eller upprepade sjukskrivningar. De har även tillgång till samtalsstöd vid frågor om hälsa, konflikter och utredningar. Hanna upplever att det har ökat chefernas kunskaper kring arbetsgivaransvar och rehabiliteringsansvar.
– När jag inte är tillgänglig så finns det fortfarande någon som chefen kan ringa till. Det blir inte så personberoende.
Hon använde nyligen frånvarokalkylatorn för att visa sin koncernledning hur mycket företaget faktiskt spenderar på sjukfrånvaro och kringliggande kostnader, men också på kostnadsbesparingarna av att arbeta med det aktivt och professionellt. Det finns en lösning!
– Tio dagars sjukfrånvaro per medarbetare och år kanske inte höjer på några ögonbryn, men det kostar så mycket mer än man kan tro, säger Hanna.
Trygghet och transparens för medarbetare
Initialt fanns det viss oro bland medarbetare för att bli uppringda av en företagssköterska vid sjukfrånvaro, men feedbacken Hanna Strand fått under de första månaderna har varit överväldigande positiv.
– En medarbetare sade: ”Vi trodde att det skulle vara lite stressigt och jobbigt, men företagssköterskorna är jättetrevliga.” och i en medarbetarundersökning skrev en annan ”Qurant är det bästa Webbhallen gjort på länge för att hjälpa både sina anställda men också skapa förståelse mellan arbetsgivare och anställda. Högt välkommet.”
Hanna menar att det är av största vikt att prata med alla medarbetare – inte bara chefer – kring förväntningar, förstadagsintyg och rehabilitering. Alla behöver förstå hela processen, ömsesidigt ansvar och skyldigheter.
– Vi vill skapa förtroende och ”ge ramar som kramar”. Det blir också mer professionellt och neutralt med en tredje part.
Webbhallen följer nu samma mall för hälsosamtal i hela företaget. Det säkerställer ett objektivt förhållningssätt där ingen känner sig utpekad när de får frågor om exempelvis missbruk eller våld i nära relationer. Det är en del av standardfrågorna i hälsosamtalet.
– Jag brukar visa medarbetare vad jag ser på min dashboard för full transparens, jag kanske säger ”Du kvalar in för förstadagsintyg, men hur är det egentligen?
Vi har också haft möjlighet att prata med långtidssjukskrivna och därmed kunnat hitta gemensamma lösningar på hur man kommer vidare.”
Nästa steg då? Nu när rutinerna kring frånvaro har förbättrats vill Hanna Strand arbeta ännu mer förebyggande kring hälsa. Hon är just nu i färd med att starta ett nytt projekt för arbetsmiljöarbete, med fokus på att förhindra konflikter, som står till grund för en hel del av sjukfrånvaron i många bolag.
