Med tydliga rutiner, ett starkt ledarskap och ett hälsoteam i ryggen har Twilfit by CHANGE sänkt sin sjukfrånvaro med många procentenheter till att idag ligga på under tre procent. Det här är deras berättelse.
Twilfit by CHANGE är en av Sveriges största underklädeskedjor med över 50 butiker och runt 300 medarbetare. I varje butik möter de kunderna för en personlig shoppingupplevelse. De lyssnar, guidar och hjälper varje kund att hitta rätt. Den nära kundkontakten är en stor del av framgången.
Hög sjukfrånvaro påverkade hela organisationen
Twilfit by CHANGE hade stundtals en hög korttidsfrånvaro vilket skapade en dominoeffekt där hög frånvaro ledde till att mycket tid fick läggas på att lösa bemanningen. Utmaningar att hitta rutinerade vikarier med kort varsel påverkade teamen negativt. Även bland butikscheferna var sjukfrånvaron högre under den perioden och det var både tidskrävande för HR-teamet och kostsamt för företaget.
”Vi på HR fick lägga mycket tid på uppföljning och hantering av sjukfrånvaro, tid som vi idag lägger på att arbeta mer proaktivt med utveckling.”
— Tatjana Jovanovic, HR Business Partner, Twilfit by CHANGE
Vad Twilfit by CHANGE gjorde
Tydliga rutiner och bra verktyg
Genom Hälsoportalen fick Twilfit by CHANGE en samlad plats för hela sjukfrånvaroprocessen. Med några knapptryck kan HR, regionchefer och butikschefer se hur frånvaron ser ut inom sitt område och vad som behöver göras härnäst – om det saknas läkarintyg, om ett hälsosamtal behöver bokas in eller om det är dags för ett rehabsamtal. Automatiska påminnelser ser till att saker inte faller mellan stolarna.
”De automatiska aviseringarna som skickas ut till både medarbetare, butikschef och HR – de är fantastiska eftersom de hjälper oss att inte missa någonting och att hela tiden ha en kontinuerlig uppföljning.”
— Tatjana Jovanovic, HR Business Partner, Twilfit by CHANGE
Hälsoteamet: ett stöd för alla
När en medarbetare sjukanmäler sig får de ett samtal från en sjuksköterska i Qurants hälsoteam, för rådgivning och stöd. Man behöver inte vara sjuk för att höra av sig utan medarbetarna kan kontakta hälsoteamet när som helst de behöver hjälp.
”Jag vet att mina medarbetare uppskattar Hälsoteamet och möjligheten att kontakta Qurant för rådgivning även när de inte är sjuka. Det är fantastiskt.”
— Johanna Lundström, Butikschef, Twilfit by CHANGE
Chefsstöd i vardagen
Butikscheferna kan förutom HR idag även vända sig direkt till Qurants sköterskor med frågor och funderingar, vilket har gett dem en ny trygghet i sin ledarroll. Det kan röra sig om svåra samtal med en medarbetare som mår dåligt, eller vilket ansvar man har som arbetsgivare, där chefen får stöd och råd.
”Det bästa med Qurant är att jag som butikschef känner en trygghet i att jag kan kontakta dem och att jag lätt kan få en överblick över hälsoläget i Hälsoportalen. Superenkelt men också superviktigt.”
— Johanna Lundström, Butikschef, Twilfit by CHANGE
Hälsosamtal förebygger frånvaro
En konkret förändring i det dagliga arbetet är hur butikscheferna jobbar med hälsosamtal. Ett samtal mellan chef och medarbetare där de sätter sig ner och pratar öppet om hälsa – Hur mår medarbetaren? Finns det något som kan förbättras i arbetssituationen? Hälsoteamet finns med som stöd med mallar och råd inför samtalen.
”Hälsosamtal är en jätteviktig del av vårt arbete, och det är någonting man bör ha relativt ofta. Både när någon har hög frånvaro men även i förebyggande syfte.”
— Johanna Lundström, Butikschef, Twilfit by CHANGE
Vad har hänt sedan dess?
Numera äger butikscheferna uppföljningen i sina team, regionscheferna har koll på sina regioner och HR ser det övergripande i hela landet. Alla samarbetar mer och det finns ett gemensamt ägandeskap på annat sätt än tidigare. Butikscheferna mår bättre och HR hanterar färre ärenden och får mer tid till att föra hälsoarbetet framåt.
”Vi pratar idag friskhet istället för sjukdom. Våra butikschefer har vuxit i sitt ledarskap och deras ägandeskap har utvecklats.”
— Tatjana Jovanovic, HR Business Partner, Twilfit by CHANGE
Blickar framåt
Det som började som ett sätt att få bukt med stundtals hög sjukfrånvaro har blivit en hälsostrategi där hela organisationen samarbetar på ett sätt som inte var möjligt tidigare. Nu är nästa steg att fortsätta utveckla det förebyggande hälsoarbetet, prata om hälsa och fånga upp hur medarbetarna mår redan innan frånvaron uppstår.
För Tatjana och HR-teamet har det inneburit en helt ny vardag:
I och med att vi har lyckats sänka sjukfrånvaron, så gör det att vi idag kan jobba mer proaktivt istället för reaktivt. Och för HR innebär det att vårt dagliga arbete blir mer kvalitativt istället för kvantitativt.
Vill du veta mer om hur Qurant hjälper retailbranschen till friskare medarbetare? Läs om Circle K och Webhallen här.
