Arbetsmiljö

Mötesfria dagar – fungerar det?

Facebook införde mötesfria onsdagar redan 2018 och nu efter pandemin hakar många svenska företag på. Men hur lätt är det, räcker det med bara en mötesfri dag eller bör vi vända på frågan och ta reda på vad ett bra möte egentligen innebär?

– Mötesfria dagar är en bra idé men vi får inte glömma att ta ett steg tillbaka och titta på problematiken kring varför vi behöver införa mötesfria dagar. Det är ofta på tok för många möten med låg kvalité och struktur. Möten som varken har syfte, mål eller agenda måste vi börja ifrågasätta och kvaliteten behöver höjas. Bara för att vi har mötesfria dagar så kommer inte kvalitén automatiskt att höjas på våra möten säger Linn Heuberger, utbildningsledare och effektivitetskonsult på Effektiv Nu.

”No meeting Wednesday”

Hemmajobbande är fortsatt vanligt även efter pandemin. Många hyllar den flexibilitet det innebär men upplever det svårt att sätta gränser för när arbetsdagen börjar och slutar. En annan nackdel som många hemmajobbare har reagerat på är de många, täta digitala mötena som kompenserar för att vi inte lika ofta ses fysiskt på arbetsplatsen.

En konsekvens har blivit att många företag testar att ha en mötesfri dag i veckan. Något som Facebook och Shopify provade redan 2018 då deras ”No Meeting Wednesday” infördes. Då med budskapet om att mötesfria dagar skulle ge deras medarbetare fokus, utan avbrott skulle de kunna ägna sig åt ”deepwork” och mer strategiska och kreativa uppgifter.

Fungerar det i praktiken?

Det verkar ju bra i teorin men fungerar det att ha en mötesfri dag i veckan i praktiken? En undersökning från MIT, Massachusetts Institute of Technology utvärderade 76 företag, med mer än 1000 anställda vardera och verksamhet i mer än 50 länder. De här företagen hade infört minst en dag utan möten per vecka under de senaste 12 månaderna. Förutom intervjuer av medarbetare undersöktes data som jämförde de anställdas stressnivåer och vilopuls före och efter minskningen av möten. Den efterföljande effekten på produktivitet, samarbete och engagemang mättes också, bland annat genom enkätsvar. Dessutom intervjuades chefer och HR-direktörer i företagen för att få de ledandes perspektiv på de mötesfria dagarna.

I undersökningen testades även effekter på att införa mer än en mötesfri dag i veckan. Här visade resultatet att 47 procent av företagen i studien lyckades minska sina möten med 40 procent genom att införa två dagar utan möte per vecka. 35 procent av företagen införde tre dagar utan möte och 11 procent genomförde fyra mötesfria dagar per vecka. De återstående 7 procenten av företagen upphörde med möten helt.

Studien i sin helhet hittar du här:
https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/

Djupgående effekt

Forskningen talar sitt tydliga språk och enligt MIT-studien var den efterföljande effekten av att införa en mötesfri dag djupgående. Det förbättrade medarbetarnas förmåga till självständigt arbete,  kommunikation, engagemang och tillfredsställelse. Resultaten visade också på minskad detaljstyrning och stress, vilket fick produktiviteten att öka i de företag som hade infört minst en mötesfri dag i veckan. Men frågan om hur ska vi höja kvalitén på de möten som vi fortfarande har kvarstår.

Förbättra möteskulturen

I grunden handlar det inte om att skippa möten utan om att vi måste reflektera över varför vi har och bjuder in till mötet och som deltagare, varför ska jag delta och vad bidrar jag med. Det är viktigt att stanna upp och titta på hur våra möten kan förbättras för att göra vår möteskultur mer hållbar så att vi därmed kan arbeta smartare. För det första behövs en tydlig mötesagenda med syfte och mål. Då blir det enklare att avgöra vårt deltagande vilket leder till rätt personer på plats som bidrar och ger input, säger Linn Heuberger.

Att utse en mötesledare som håller koll på tidshållning och prioritering av agendapunkter är andra nyckelfaktorer till mer effektfulla möten, enligt Linn Heuberger.

– Det behöver inte vara svårt eller krångligt men vi måste prata om hur vi kan skapa en gemensam förståelse och tydliga regler. Vi på Effektiv Nu brukar prata om interna trafikregler, det hade blivit kaos och krockar i trafiken varje dag om inte bilförare känner till och förhåller sig till de regler som finns. Har vi inga tydliga mötesregler så kan det lätt bli krockar i vår möteskultur på arbetsplatsen, säger Linn Heuberger.

Sist men inte minst skippas ofta en viktig del på många möten, utvärderingen av själva mötet. Här kan det räcka med att gå laget runt och låta var och en sätta en siffra mellan 1-5 på hur just det här mötet upplevdes.

Genom att höja kvalitén på de möten som vi har gör vi ett förarbete, i kombination med mötesfria dagar får alla bättre förutsättningar att slutföra saker och ha utrymme till de sena puckarna. Det skapas en lugnare kultur.

Linn Heuberger

Linn Heubergers 7 bästa mötestips

  1. Ha alltid med syfte, mål och agenda – då får vi en chans att avgöra vårt deltagande, förbereda oss och vi kan mäta om vi har uppnått det vi hade tänkt med mötet.
  2. När du får en mötesinbjudan och syfte, mål och agenda saknas –  efterfråga det du saknar från mötesledaren så du kan avgöra ditt deltagande.
  3. Tidsätt agendapunkter – kommer vi hinna med allt eller behöver vi prioritera bland punkterna? Med tidsatta agendapunkter blir det enklare för mötesledaren att styra tiden under mötet.
  4. Bestäm tydliga roller. Vem är mötesledare och sekreterare? Vad har de personerna för ansvar?
  5. Skapa gemensamma mötesregler – är det okej att sitta och mejla eller göra annat samtidigt under möten? Är det okej att fråga efter raster om man blir låg på energi?
  6. Dela mötesanteckningar på en plattform som alla når så behövs inte anteckningarna skickas ut i efterhand.
  7. För hybridmöten är det viktigt att mötesledaren ser till att även de som deltar på distans blir sedda och hörda.

För att komma i kontakt med Linn eller få mer information om Effektiv Nu: https://effektivnu.se

Hållbara arbetssätt

Mötesfria dagar och kvalitativa möten kan verkligen hjälpa verksamheter att utveckla hållbara arbetssätt. Olika arbetsplatser har olika behov. Vi på Qurant hjälper våra kunder inom en rad olika områden att främja hälsa och välmående, öka produktivitet och minska stress och obalans på jobbet.

https://qurant.se/tjanster-foretagshalsa/prehab/

 

Nyhetsbrev

Få senaste nytt från oss om personal och hälsa

*” anger obligatoriska fält

Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Vi delar aldrig din e-post eller skickar spam. Läs mer om integritet och GDPR