Hälsosamtal eller omtankessamtal – kärt barn har många namn. Vi på Qurant brukar kalla det hälsosamtal, men det är i grunden samma sak som ett omtankessamtal. Oavsett vad man väljer att kalla det så handlar det om ett samtal där du som chef visar att du bryr dig om din medarbetare, ofta när du misstänker att allt inte står helt rätt till. Så, vad är egentligen viktigt att tänka på inför samtalet?
Vad är ett hälsosamtal?
Ett hälsosamtal är ett informellt möte mellan dig som chef och en medarbetare där syftet är att fånga upp ohälsa innan det går för långt. Du kanske har noterat att personen har upprepad korttidsfrånvaro, verkar nedstämd eller har svårt att fokusera på jobbet? Då kan det vara dags att boka in ett samtal.
När ska man ha hälsosamtal?
Det finns vissa signaler att vara uppmärksam på som kan tala om när det är dags för ett samtal. På Qurant brukar vi säga att du som chef bör kalla till ett hälsosamtal om en medarbetare har varit sjuk tre gånger på ett halvår eller sex gånger på ett år. Det räknas som upprepad korttidsfrånvaro och kan vara ett tecken på att något inte riktigt stämmer.
Men det behöver inte bara handla om sjukfrånvaro. Ibland märker du att något har förändrats. Kanske drar sig personen undan, verkar tröttare än vanligt eller har tappat energi och fokus. Då kan ett omtankessamtal vara ett bra sätt att ta reda på hur läget egentligen är och visa att du bryr dig.
Ställ rätt frågor
Hur du ställer frågor i ett hälsosamtal kan göra stor skillnad. Målet är att skapa en öppen och trygg dialog där medarbetaren känner att det är okej att prata om hur det faktiskt känns. Därför är det bra att undvika ja- och nej-frågor då de riskerar att stänga samtalet istället för att öppna upp. Fundera i stället på hur du kan ställa frågor som bjuder in till reflektion. Utgå från det du som chef har uppmärksammat, till exempel frånvaro eller förändrat beteende och visa att du bryr dig.
Det är också viktigt att samtalet handlar om flera delar än medarbetarens frånvaro: Prata om hur arbetssituationen känns just nu, hur samarbetet fungerar och om det finns något utanför jobbet som påverkar. Viktigast av allt – håll samtalet lösningsfokuserat och tänk på att du håller samtalet för att hjälpa medarbetaren.
Sex delar att tänka på under samtalet
-
- Inled med syftet. Var tydlig med att samtalet sker för att du som arbetsgivare bryr dig och vill förstå läget.
- Lyssna mer än du pratar. Låt medarbetaren själv berätta.
- Ställ öppna frågor. Istället för ”Trivs du på jobbet?” – fråga ”Hur trivs du på jobbet?”
- Fokusera på lösningar. Vad kan ni tillsammans göra framåt?
- Involvera företagshälsan. Det är helt okej att inte ha alla svar själv. Som företagshälsa hjälper vi dig gärna vidare.
- Sammanfatta. Avsluta samtalet med en gemensam plan och boka ett uppföljningsmöte direkt.
FAQ
Vanliga frågor om hälsosamtal
Måste man ha hälsosamtal?
Ja och nej. Det finns inget krav i sig på att hålla hälsosamtal. Men som arbetsgivare har du ett arbetsmiljöansvar vilket innebär att du ska förebygga ohälsa och jobba för en bra arbetsmiljö. Omtankessamtal är ett effektivt verktyg i det förebyggande arbetet, särskilt när det gäller psykisk och social arbetsmiljö.
Hur märker man att en medarbetare mår dåligt?
Återkommande sjukskrivningar, nedsatt energi, koncentrationssvårigheter eller ovilja att delta i möten kan vara varningssignaler. Ibland syns det i kroppsspråket; en medarbetare som undviker ögonkontakt, drar sig undan eller verkar nedstämd. Det handlar om att våga vara uppmärksam och inte ignorera det du faktiskt ser.
Hälsosamtal genom företagshälsan
Hos oss på Qurant får du som arbetsgivare stöd i varje steg av processen; från att identifiera behovet av ett hälsosamtal till uppföljning och eventuell vidare hjälp.
Som kund hos företagshälsovården får du automatiska notiser när det är dags att kalla till hälsosamtal, och en färdig mall att använda som stöd i samtalet. I vår hälsoportal hittar du också statistik över sjukfrånvaron, till exempel antal dagar och tillfällen under de senaste sex månaderna.
Behöver du ta samtalet ett steg längre? Då erbjuder vi även fördjupade hälsosamtal med våra företagssköterskor.
