Chefer ägnar större delen av sin tid åt att kommunicera ut budskap och berätta om visioner och mål. Men de har mycket att vinna på att sluta prata och börja lyssna mer – inte minst för välmåendet på arbetsplatsen.
Vi lyssnar alltför ofta för att kunna svara på ett smart sätt, snarare än för att verkligen förstå den andra. Det menar Mats Heide och Annete Svingstedt som tillsammans skrivit Strategiskt lyssnande: Så blir chefer, medarbetare och organisationer bättre på att lyssna (Liber 2023).
Han är professor i strategisk kommunikation vid Lunds universitet. Hon är universitetslektor vid Institutionen för tjänstevetenskap vid samma universitet. Tillsammans har de gått igenom forskningen kring lyssnandets betydelse.
– Den tongivande forskaren och professorns Jim Macnamaras sammanfattning om ”en kris för lyssnandet” beskriver läget rätt bra, säger Mats Heide.
Många skäl att lyssna mer
Bättre lyssnande i organisationer ger många positiva effekter.
– Det ökar tilliten, engagemanget och arbetstillfredsställelsen. Samtidigt kan det resultera i bättre trivsel, ökad kvalitet och högre effektivitet.
När man känner sig engagerad så blir man gladare och trivs bättre. Det får positiva effekter för hälsan på jobbet och för personalomsättningen.
– Sjukfrånvaron kan gå ner och risken att medarbetare lämnar jobbet minskar.
Stresshämmande att bli hörd
En annan viktig anledning att skärpa lyssnandet är att förbättra relationer, bygga förtroende och fånga upp signaler på ohälsa. Där finns tydliga samband med hälsa och välmående.
– Gott lyssnande är centralt för hur vi mår. Om någon inte känner sig sedd och viktig, och att deras idéer och tankar inte tas tillvara, då ger det upphov till stress. Studier och experiment har visat att blodtrycket och upplevelsen av stress sänks när man blir bekräftad genom lyssnande, säger Mats Heide.
Reflektera och systematisera
Så hur förbättrar man lyssnandet i organisationen? För det första krävs en medvetenhet om värdet av att lyssna mer. Här är det en fördel att vara relationsinriktad, säger Mats Heide. Han trycker också på att sätta mål för sitt lyssnande och att systematisera det.
– Vem ska lyssna och på vilka? Hur ska man ta in informationen? Och hur ska man återkoppla den? Det finns goda skäl att fundera kring vilka grupper man borde lyssna mer på, för att kunna fatta bättre beslut och anpassa sig till förändringar.
Chefen som superhjälte kontraproduktiv
Chefer som utgår ifrån att de borde sitta på alla svar är inte sällan sämst på att lyssna, eftersom de känner pressen att komma med något smart. Bilden av chefen som en superhjälte blir kontraproduktiv. En chef med den synen på sin egen roll vill inte visa sig svag eller sårbar och kan därför brista i att ta in signaler från medarbetarna. En annan risk är tidsbrist. Uppfattar man att det saknas utrymme för att samtala kommer lyssnandet i kläm.
– Det man mäter är ofta det som utförs. Och då faller lyssnandet bort från chefens agenda.
Mats Heide råder chefer som vill bli bättre på att lyssna att våga dela sin egen sårbarhet och göra sig mer synliga för medarbetarna.
– Inse och reflektera över lyssnandets värde. Hur gör du idag och hur kan du göra annorlunda? Hur kan ditt lyssnande göra så att andra mår bättre och känner sig mer uppskattade?
När alltfler arbetar helt eller delvis på distans blir relationsskapandet än mer utmanande och avgörande.
– Vi måste hitta nya sätt att fånga upp medarbetarnas mående och inte bara fokusera på arbetet.
Vänta längre med att svara
Ett tankeexperiment är exemplet med läkares diagnoser. En studie fann att läkare i snitt avbryter patienten efter 18 sekunder för att ställa en diagnos. När den tiden förlängdes förbättrades diagnoserna avsevärt och patientens förtroende för läkaren ökade.
– Prova: vad skulle hända om du som chef lyssnade längre innan du svarade?
Vi på Qurant Företagshälsa hjälper HR och ansvariga chefer att sänka sjukfrånvaron och öka välmåendet på arbetsplatsen. Boka ett möte för att se hur vi kan hjälpa ditt företag.
TIPS
Råd för att bli en bättre lyssnare
Reflektera
Vad innebär ditt lyssnande och vad kan du och dina kollegor vinna på att lyssna bättre?
Skapa strukturer
Rigga för att lyssnandet ska komma till. Vilka arenor finns redan och vilka skulle ni kunna skapa?
Släpp egot
Fokusera på den andra i stället på att börja formulera ditt svar medan du lyssnar. Försök vara mer närvarande i samtalet och ställ dig i den andras skor ett tag.
Svara mindre, fråga mer (och bättre)
Redan 1955 sa Peter Drucker, fadern av modernt management, att den kritiska uppgiften för chefer inte är att få rätt svar, utan att ställa rätt frågor. Så var lyhörd och öppen och försök lösa problem tillsammans.
Samla inte bara in information
Det räcker inte att bara lyssna in, du måste också visa genuint intresse.
Chef: glöm inte din roll som mentor
Chefer missar ibland, i allt annat som arbetet kräver av dem, att vara ett riktigt stöd för sina medarbetare och bygga tillitsfulla och trygga relationer.
